Les 5 méthodes d'organisation les plus efficaces

On parle toujours de méthodes d’organisation, mais à l’heure de trouver une méthode, il est compliqué de faire la différence entre toutes celles qui existent déjà. C’est pourquoi aujourd’hui je vous parle des 5 méthodes qui me paraissent les plus efficaces pour s’organiser.

Méthode 1 : La Matrice d’Eisenhower

Cette méthode d’organisation consiste à diviser vos tâches en fonction de leur niveau d’importance, ainsi que de leur niveau d’urgence. L’importance se base sur la valeur ajoutée de la tâche. L’urgence vient faire référence aux tâches nécessitant une attention immédiate. Cette méthode vous permettra de créer une matrice divisée en quatre parties :

• Les tâches importantes et urgentes : les tâches dont il va falloir s’occuper en priorité car elles ont une forte valeur ajoutée, et une deadline proche, il peut s’agir par exemple d’un problème à résoudre au travail.

• Les tâches importantes mais non urgentes : ce sont des tâches qui ne nécessitent pas forcément d’être réalisées dans l’immédiat, mais qui ont tout de même un certain degré d’importance, cela peut être la planification d’une semaine par exemple.

• Les tâches non importantes mais urgentes : les tâches qui ne revêtent pas d’une importance particulière mais qui ont une deadline assez proche, cela peut concerner le traitement de certains mails par exemple.

• Les tâches non importantes et non urgentes : celles-ci sont les tâches qui vont nous faire perdre du temps alors qu’elles ne sont ni importantes, ni urgentes, comme les distractions par exemple.

Le principal avantage de cette méthode est qu’il va vous permettre de découper vos tâches en fonction de leur importance, et donc de prioriser et de mieux vous organiser au quotidien. Cependant, il peut être compliqué pour certaines tâches de considérer le degré d’importance et d’urgence ; de plus, il faut réussir à être subjectif quant à l’importance des tâches.

Méthode 2 : La Méthode Getting Things Done de David Allen

Cette méthode consiste à répertorier les différentes tâches (personnelles ou professionnelles) dans des listes. Elle se compose de 5 étapes :

• Étape 1 : La collecte

Cette étape consiste à collecter toutes les tâches et les rendez-vous dans ce qu’on appelle des « boîtes d’entrée », c’est-à-dire des systèmes de classements.

• Étape 2 : Le traitement

Vous allez ensuite pouvoir traiter les tâches et les rendez-vous que vous avez collecté dans vos boîtes d’entrée. C’est à partir de cette étape que vous allez les classer dans le système GTD. Il va donc falloir se demander de quel type de tâche il s’agit, si on peut la réaliser tout de suite, et quelle est la prochaine étape.

• Étape 3 : L’organisation

Les entrées qui vont nécessiter une action vont être classées dans des bacs intermédiaires : calendrier (pour les rendez-vous), projets (pour les tâches composées de plusieurs actions), les prochaines actions (étapes indépendantes d’un même projet), et les attentes de retours (pour les tâches ayant été déléguées).

• Étape 4 : La révision

Maintenant que vous avez organisé vos différentes tâches et rendez-vous, vous allez pouvoir passer en revue votre plan. Vous devez toujours vous assurer qu’il soit bien à jour et rajouter les tâches au fur et à mesure qu’elles apparaissent.

• Étape 5 : L’exécution

Vous allez maintenant pouvoir exécuter vos tâches, en tenant toutefois compte du contexte, du temps disponible, de l’énergie disponible et des priorités.

Cette méthode permet de tout mettre par écrit et de ne rien oublier en cours de route, mais également de diviser ses tâches en différentes catégories afin de pouvoir rester organisés. Cependant, il s’agit également d’un système complexe, qui nécessite du temps avant de pouvoir complètement le mettre en œuvre.

Méthode 3 : La Méthode du Mind Mapping

Le mind mapping, ou encore carte mentale en Français, permet de représenter des idées sous forme visuelle, pour ainsi mieux les organiser.

Pour commencer, vous devez noter l’objet de votre requête au centre et vous allez ensuite tracer différentes branches en fonction des différentes catégories d’information dont vous avez besoin. Vous allez ensuite pouvoir organiser vos catégories en tâches et sous tâches. Vous aurez à la fin, une vue d’ensemble sur les différentes catégories de votre projet et sur les tâches à faire. Cette méthode peut s’utiliser aussi bien pour organiser un projet à réaliser, que pour structurer ses idées, ou encore organiser sa semaine. Des auteurs utilisent même cette technique pour l’écriture de leurs romans.

C’est une méthode très visuelle qui vous permettra d’avoir une belle vue d’ensemble sur vos tâches et qui vous permettra de mieux organiser vos projets. La limite de cette méthode est que nous ne voyons pas clairement la priorité de chaque tâche, ni le temps que chacune pourrait prendre à réaliser.

Méthode 4 : La Méthode Zen To Done de Leo Babauta

Cette méthode consiste à mettre en place un ensemble de 10 habitudes, qui vous aideront à être plus efficace et plus organisé, mais avec un système assez simple. Cette méthode est inspirée de la méthode GTD, mais propose des solutions plus simples. Les 10 habitudes sont les suivantes :

• Collecter : des tâches, des idées, des projets, dans un même endroit pour ne pas être perdu

• Traiter : traitez tous les éléments que vous avez pris en note de manière régulière

• Planifier : planifiez les tâches importantes afin d’être sûr de les réaliser

• Agir : effectuez une tâche à la fois sans vous laisser déconcentrer par autre chose

• Système simple et fiable : ayez des listes simples mais spécifiques, par exemple une liste de course, une liste pour la maison, une liste pour le bureau, etc.

• Ranger : faites du rangement dans toute votre maison pour que chaque chose soit à sa place, et remettez toujours les choses à leur place après utilisation

• Réviser : révisez votre système et vos objectifs chaque semaine, afin de vérifier tout ce que vous avez fait ou non

• Simplifier : réduisez vos tâches à l’essentiel et fixez des priorités

• Routines : afin d’avoir une vie structurée, établissez des routines le matin et le soir (ex : préparer la journée du lendemain)

• Passions : trouvez des passions, cela vous aidera à ne pas procrastiner. Faites ainsi des choses qui vous passionnent plutôt que des choses qui vous ennuient, vous prendrez beaucoup plus de plaisir à les faire

Ces habitudes nécessitent d’être travaillées avant d’être mises en place. Ainsi, pour pouvoir vous imprégner de cette méthode, il faudra se concentrer sur une seule habitude pendant au moins 15 jours (temps nécessaire pour que le corps prenne une nouvelle habitude).

Le point positif de cette méthode est qu’il permet d’y aller progressivement, et d’instaurer peu à peu des habitudes dans son quotidien afin d’améliorer son organisation. C’est une méthode qui peut prendre du temps, le temps d’instaurer les habitudes, mais qui peut être bénéfique.

Méthode 5 : La Méthode d’Organisation de Marie Kondo

Vous connaissez sûrement déjà cette méthode qui a fait preuve de beaucoup de succès. Elle consiste à faire le ménage, organiser et ranger notre espace de vie, et désencombrer. Cette méthode passe par sept étapes :

• Ranger par catégorie, et non par pièce : afin que chaque chose d’une même catégorie soit rangée au même endroit : vous perdrez beaucoup moins de temps à chercher des objets dans toutes les pièces de la maison

• Faire trois piles pour désencombrer : à donner, à vendre, à conserver

• Ranger seul : on pourrait tenir compte des commentaires et donc ne pas être aussi efficace que si on était seul

• Garder les objets nous procurant un sentiment de joie, se débarrasser des autres : tous les objets qui ne nous servent plus ou qui sont trop vétustes peuvent être vendus ou donnés

• Plier les vêtements au lieu de les suspendre : afin d’optimiser l’espace de rangement, les vêtements suspendus prenant beaucoup plus de place que les vêtements pliés

• Plier à la verticale : encore une fois pour optimiser l’espace de rangement, et avoir plus de place dans ses tiroirs

• Réutiliser vos boîtes : pour organiser des petits objets

Cette méthode est très efficace afin de réorganiser son espace de vie, et afin d’être plus organisé au quotidien. Cependant cette méthode n’est pas une méthode pour apprendre à organiser ses tâches quotidiennes par exemple.

Ces 5 méthodes d’organisation présentent chacune des avantages et des inconvénients. Chaque personnes étant différente, et ayant différents besoins d’organisation, vous pouvez très bien mixer ces méthodes, afin de créer votre propre méthode qui répondra mieux à vos besoins. N’hésitez pas à me dire comment vous vous organisez au quotidien et si vous utilisez une de ces méthodes ! J'espère que cet article vous aura aider à mieux vous organiser ; n'hésitez pas à aller faire un tour sur mon compte instagram claudiesjournal pour plus de contenu ♡